Policy för hantering av personuppgifter

Gällande från och med 2018-08-20

1. Inledning

Alla personuppgifter behandlas i enlighet med den vid varje tillfälle gällande lagstiftningen. Från och med 2018-05-25 behandlas personuppgifter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR). På Datainspektionens webbplats finns mer information om förordningen.

Med ”personuppgifter” avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Specialklubben Rhodesian Ridgeback Sverige (förkortat SRRS) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som du lämnar till föreningen eller som inhämtas av föreningen från annan källa.

SRRS lagrar personuppgifter för att kunna verka i enlighet med specialklubbens syfte och mål, vilka framgår av SRRS stadgar, samt kunna fullgöra reationen till dig som medlem, ridgebackägare, ridgebackuppfödare eller rasintresserad.

2. Insamling av personuppgifter

SRRS samlar in personuppgifter genom att:

• Du själv lämnar personuppgifter till oss genom att registrera medlemskap eller exempelvis ange dina uppgifter via webbformulär, fysiska blanketter, e-post eller brev.
• SRRS inhämtar dina personuppgifter från annan källa, så kallad tredje part, som t.ex Svenska Kennelklubben, SKK-ansluten klubb eller våra samarbetspartners. Inhämtande av uppgifter syftar då till att i olika hänseenden kunna komma i kontakt med dig som rasintresserad.

3. Lagring av personuppgifter

De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. När du lämnar personuppgifter till oss godkänner du samtidigt att vi lagrar och behandlar uppgifterna.

De uppgifter som oftast lagras och behandlas är kontaktinformation så som medlemsummer, namn, gatuadress, postadress, telefonnummer, e-postadress och registreringsnummer på hundar som du äger, använder i avel eller deltar med vid olika aktiviteter.

Särskilda kategorier av personuppgifter (definierat i art 9 p 1 Dataskyddsförordningen) hanteras endast i undantagsfall. För behandling av personuppgifter i dessa fall behöver SRRS inhämta ditt samtycke.

4. Ändamål och laglig grund för behandling

Vi samlar bara in personuppgifter för ändamål som har stöd i gällande dataskyddsförordning.

Med fullgörande av avtal som rättslig grund lagras och behandlas personuppgifter exempelvis:

• När ett avtal ingås, exempelvis vid registrering av medlemskap eller vid anlitande av funktionär för utförande av uppdrag för SRRS. Med funktionär avses t.ex förtroendevald, kommittémedlem, domare, ringsekreterare, tävlingsledare, tävlingssekreterare, föreläsare, kursledare, utbildare och aktivitetsanvarig.
• Vid utförande av av tjänst eller leverans av produkt. Exempel är valphänvisning, uppfödarsamtal, hanhundshänvisning, uppfödarlista, vinnarlistor, aktiviteter, utställningar, prov och tävlingar.

Med föreningens berättigade intresse som rättslig grund lagras och behandlas personuppgifter för flera ändamål, till exempel:

• För bevarande. Exempelvis möteskallelser, dagordningar, mötesunderlag, mötesanteckningar, mötesprotokoll, protokollsutdrag, årsredovisningar och tävlingsresultat.
• För kontakt med medlemmar, funktionärer, deltagare, hundägare och uppfödare.
• För ras- och avelsuppföljning, exempelvis avelsregister.
• För utskick av information och nyheter.
• För marknadsföring och direktutskick av SRRS eller dess samarbetspartners erbjudanden.
• För att utveckling och förbättring av våra tjänster.
• För värvning av förtroendevalda, kommittémedlemmar, funktionärer och deltagare i arbetsgrupper.
• För medlemsvärvning.
• För hundrelaterad forskning.
• För statistik och analyser.

Andra ändamål för vår behandling av personuppgifter kan ha sin rättsliga grund i olika lagkrav, det vill säga där vi måste uppfylla en rättslig förpliktelse. Exempel på sådana ändamål är behandling av personuppgifter enligt bokföringslagen.

Du kan även lämna samtycke till behandling i vissa fall då inget av ovanstående gäller. Ett lämnat samtycke är en aktiv handling från dig och detta kan återkallas. Vi kommer då inte att behandla dina personuppgifter ytterligare för det ändamålet.

5. Tillgång till personuppgifter

Lagrade uppgifter nås av behörig personal, styrelsemedlemmar, funktionärer med flera. Varje register har sin särskilda behörighetsnivå.
På SRRS webbplats presenteras kontaktuppgifter till funktionärer som t.ex förtroendevalda, kommittémedlemmar, domare, ringsekreterare, tävlingsledare, tävlingssekreterare, föreläsare, kursledare, utbildare och aktivitetsansvariga i syfte att intressenter ska kunna komma i kontakt med representanter för föreningen.

Vid nyttjande av SRRS tjänster, som exempelvis valphänvisning, uppfödarlista och hanhundslista, så presenteras dina uppgifter på SRRS webbplats när du lämnat ditt medgivande till detta.

6. Överlämnande av personuppgifter

Under vissa omständigheter kan SRRS komma att överlämna personuppgifter till personuppgiftsbiträden, samarbetspartners eller annan tredje part. Ändamålet kan vara att komma i kontakt med dig som rasintresserad, hundägare eller uppfödare i hundrelaterade ärenden eller för informationsutskick eller direktmarknadsföring.

De aktörer som kan komma behandla insamlade personuppgifter är:

• Svenska Kennelklubben (SKK) eller andra föreningar inom SKK-organisationen
• Samarbetspartners
• Print- och digitala kommunikationspartners
• Forskningsinstitut

SRRS medlemsregister administreras av Svenska Kennelklubben (SKK) som är personuppgiftsbiträde.

7. Gallring

SRRS lagrar dina uppgifter så länge din personpost har någon typ av koppling i SRRSs register. Lagringstiden varierar. Vissa poster raderas aldrig, såsom uppfödarinformation, domare med flera. En person utan andra kopplingar än tidigare medlemskap raderas senast 36 månader efter att medlemskapet upphörde. Personuppgifter i styrelseprotokoll eller tillhörande möteshandlingar raderas inte då dessa sparas för alltid av historikskäl. Detsamma gäller Data om valpkull och SRRS Avelsregister, dessa personuppgifter sparas för alltid. Övriga personuppgifter sparas under olika tid beroende på uppgiften. Bokföringsmaterial sparas exempelvis sju år i enlighet med Skatteverkets regelverk.

8. Säkerhet

SRRS vidtar fysiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas så att uppgifterna inte förloras, förstörs, manipuleras eller blir tillgängliga för obehöriga. Åtgärderna syftar till att åstadkomma en säkerhetsnivå som är tillräckligt hög med hänsyn till de tekniska möjligheter som finns.

Personuppgiftsincidenter hanteras enligt en intern process och anmäls i relevanta fall till Datainspektionen samt till den enskilde enligt de regler som dataskyddsförordningen föreskriver. Vid misstanke om en eventuell personuppgiftsincident vänligen kontakta SRRS styrelse.

9. Undantag från Dataskyddsförordningen

Dataskyddsförordningen gäller inte då personuppgifter behandlas i samband med utövande av yttrande- eller informationsfrihet. I Sverige innebär det bland annat att sådan personuppgiftsbehandling som omfattas av grundlagsskyddet i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen undantas om tillämpningen av förordningen skulle komma i konflikt med grundlagarna. Därutöver ska även behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande undantas från de flesta av bestämmelserna i dataskyddsförordningen.

Förordningen tillåter att medlemsländerna gör undantag från reglerna om personuppgiftsbehandling om det är nödvändigt för att upprätthålla rätten till yttrandefrihet. I yttrandefrihetsgrundlagen regleras både sådana utgivningsbevis som gäller automatiskt för massmedieföretag och sådana som gäller efter ansökan, så kallat frivilligt utgivningsbevis. Ett utgivningsbevis innebär att reglerna om personuppgiftsbehandling inte gäller i den mån det skulle inkräkta på den grundlagsskyddade rätten till yttrandefrihet.

SRRS innehar utgivningsbevis för medlemstidningen Ridgeback-Nytt och hemsidan srrs.org.

10. Ändring av denna policy

Vid förändring av SRRS policy för hantering av personuppgifter kommer det att meddelas på SRRS hemsida. Policyn kan till exempel komma att ändras om lagstiftningen eller tillämpningen ändras. Har personuppgiftsbehandlingen reglerats i avtal gäller dock avtalsbestämmelserna tills de ändrats, om det inte sker i strid med dina rättigheter enligt ovan, är oförenligt med lag eller annan rättsligt bindande bestämmelse.

11. Kontakt

Om du har frågor som rör dina personuppgifter är du välkommen att kontakta SRRS styrelse. Där kan du också begära utdrag och rättelse eller begära att dina personuppgifter raderas. Du har alltid rätt att stoppa SRRS lagring och behandling av dina personuppgifter såvida SRRS intressen inte väger tyngre än din önskan om radering.

Om du vill få dina uppgifter raderade ska du lämna din begäran skriftligen och personligt undertecknad till SRRS sekreterare.